【NPOのためのITツール①】 情報共有のツール

今回は、情報共有のツール、特にメーリングリストについて、ふれたいと思います。

NPO組織内での意思共有の方法として、直接会ってのミーティングや会議の他に、電話・Faxや手紙・広報誌などの他に、メールでのやりとりがあります。
パソコンやスマートフォンの普及もあって、メールでの情報共有の機会は増え、文面でのコミュニケーションのスピードも速くなっています。

メールでの情報共有の手段として、1対複数を考える場合は、メーリングリストを使った方が便利です。
1つのメールの宛先にたくさんのメールアドレスを入力しなくても、メーリングリストのメールアドレス1つを宛先に入力すれば、リストに登録されている全員にメールが届きます。意外とこの仕組みをわかっていない方がいて、セミナー申込みなどの返信をメーリングリストアドレスに出してしまう人もいますが…。

さて、このメーリングリストについて、この春2014年5月2８日に1つのインパクトが発生します。Yahoo!が無料提供していた、メーリングリストとしても利用できる「Yahoo!グループ」のサービスを終了させるというものです。
これを受けて、Yahoo!グループから別のメーリングリストに移行しようという方、また、これからメーリングリストを使おうかと考えている方へ、検討のため、いくつかの選択肢を提示させていただきます。

①freeml（http://www.freeml.com/）
「特徴：無料、登録は管理者側で直接登録が可能、広告あり、画像共有可能」
メール最後尾に７行程度の広告が入ります。登録が管理者側で一括して実施できるため、既存のメーリングリストの移行にはお勧めです。
　
②ALLSERVER（http://ml.allserver.jp/）
「特徴：無料、登録は利用メンバーの認証が必要、広告なし、一通100KB以内（約5万文字以内）」
　登録時に、管理者からは招待メールを出すのみとなり、登録はメールを受け取った側が実施することになります。現在のメーリングリストの移行では、人数が多い場合、全員を100％移行させるには手間がかかる可能性があります。また、メールサイズが小さめいため、画像共有などには向いていません。その一方で、広告が入らないメリットがあります。

③ChatWork（http://www.chatwork.com/ja/npo/）
「特徴：NPO団体は無料、登録は管理者側で直接登録、広告なし、ビデオ会議やタスク管理など機能は多彩」
　マルチデバイス対応のグループコミュニケーションツール、スマートフォンとの相性が良い機能です。メーリングリストとしての機能は、複数人でのグループチャットで実施できる点です。
　その他、タスク管理、ビデオ会議、音声通話、ファイル共有が可能であり、グループウェアの機能などがあります。無料対象のNPO団体は、日本財団CANPANに登録済みの公益法人（NPO法人や社団法人、社会福祉法人など）です。但し、メーリングリストを複数管理している団体などで運用する場合は、チャットグループを複数作る必要があります。

④facebookグループ
「特徴：無料、登録は管理者側で直接登録が可能、広告なし、facebookの他の機能との連携が有用」
　facebookのグループ機能を使い、非公開・秘密設定で情報共有が可能です。動画・画像の投稿については気軽で、スマートフォンとの相性が良いです。無料ですが、facebookのアカウントを持っている人しか利用できないのが欠点です。

これらを参考に、情報共有の効率化や利用者・管理者のメリットを考慮して、検討されてはいかがでしょうか。